Der Quereinstieg ist der Normalfall, nicht die Ausnahme
Die Vorstellung, der öffentliche Dienst sei ein geschlossener Kreis, den man nur über eine Verwaltungsausbildung betritt, hält sich hartnäckig. Sie trifft für einen Teil der Stellen zu – vor allem für Laufbahnen, die eine Laufbahnbefähigung verlangen – und für den größeren Teil gerade nicht.
Der Grund ist einfach: Verwaltungen brauchen Fachleute, die es in der Verwaltungsausbildung nicht gibt. Bauingenieurinnen, Ärztinnen, Informatiker, Pflegefachkräfte, Sozialarbeiterinnen, Elektroniker, Köche, Gärtner, Betriebswirtinnen, Psychologinnen, Statistiker, Vermessungstechniker. Diese Menschen kommen von außen, und für sie ist der Quereinstieg der einzige Weg.
Daneben gibt es den Quereinstieg im engeren Sinn: die Bewerbung auf eine Verwaltungsstelle ohne Verwaltungsausbildung. Auch der ist möglich, hat aber eigene Regeln, und die sollte man kennen, bevor man schreibt.
Was tatsächlich verlangt wird
Maßgeblich ist das Anforderungsprofil der Ausschreibung. Es nennt in aller Regel eine Qualifikation und Alternativen dazu, und die entscheidende Formulierung lautet häufig: „eine abgeschlossene Ausbildung als … oder eine vergleichbare Qualifikation" beziehungsweise „oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen".
Dieser Zusatz ist die Tür. Er bedeutet, dass die Dienststelle prüft, ob Ihre Vorbildung dem verlangten Profil entspricht – und diese Prüfung findet anhand Ihrer Unterlagen statt, nicht anhand eines Gesprächs. Was nicht belegt ist, existiert für das Verfahren nicht.
Fehlt der Zusatz und steht dort eine Qualifikation als zwingende Voraussetzung, ist die Bewerbung aussichtslos, egal wie gut sie sonst ist. Die Dienststelle ist an ihr eigenes Anforderungsprofil gebunden und darf davon nicht zugunsten Einzelner abweichen; das folgt aus Artikel 33 Absatz 2 des Grundgesetzes, siehe Auswahlverfahren nach Bestenauslese.
Bei Beamtenstellen ist die Lage enger: Dort ist die Laufbahnbefähigung Zugangsvoraussetzung. Die Laufbahnverordnungen kennen zwar Verfahren zur Anerkennung beruflicher Qualifikationen als gleichwertig, diese laufen aber über eigene Gremien und sind die Ausnahme.
Die Eingruppierung hängt nicht an Ihrem Abschluss
Hier liegt das zweite große Missverständnis. Viele Quereinsteiger erwarten, dass ein höherer Abschluss zu einer höheren Entgeltgruppe führt. Das ist nicht so.
Die Entgeltgruppe folgt aus der Tätigkeit. Sie ergibt sich aus der Entgeltordnung, die für jede Gruppe Tätigkeitsmerkmale beschreibt; bewertet wird die auszuübende Tätigkeit, nicht die Person. Eine Stelle ist bewertet, bevor sie ausgeschrieben wird, und die Bewertung steht in der Ausschreibung.
Was Ihr Werdegang tatsächlich bewegt, ist die Stufe innerhalb dieser Gruppe. Dort wird einschlägige Berufserfahrung berücksichtigt, und dort liegt der einzige Punkt des Verfahrens, an dem Ihre Darstellung Geld bewegt. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht im Beitrag über Stufenlaufzeit und Stufenaufstieg.
Für manche Tätigkeitsmerkmale verlangt die Entgeltordnung allerdings ausdrücklich eine bestimmte Ausbildung. Dann ist der Abschluss doch entscheidend – nicht für die Höhe, sondern dafür, ob die Stelle überhaupt so besetzt werden kann. Die Formulierung „Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen" weist genau darauf hin.
Der Nachweis entscheidet, nicht das Gespräch
Ein Punkt verdient eine eigene Überschrift, weil er den Unterschied zu einer Bewerbung in einem Unternehmen ausmacht: Die Vorauswahl findet ohne Sie statt.
Eine Auswahlstelle prüft die eingegangenen Bewerbungen anhand einer Matrix aus Kriterium, Beleg und Bewertung. Wer zu einem Kriterium keinen Beleg beigefügt hat, bekommt dort keine Bewertung – und es gibt keine Rückfrage, weil eine Rückfrage an Einzelne die Gleichbehandlung aller anderen verletzen würde. Erst wer diese Vorauswahl übersteht, kommt in ein Gespräch, in dem man erklären könnte.
Daraus folgt ein sehr praktischer Rat für Quereinsteiger: Fügen Sie lieber ein Zeugnis zu viel bei als eines zu wenig, und stellen Sie den Unterlagen eine kurze Übersicht voran, die jedem Kriterium der Ausschreibung die zugehörige Anlage zuordnet. Das ist kein Schmuck, sondern eine Arbeitshilfe für die Person, die Ihre Zeile in der Matrix ausfüllt.
Die vier häufigsten Fehler
Der erste ist der Werbebrief. Anschreiben, die Motivation und Begeisterung beschreiben, erzeugen in der Bewertungsmatrix keine Punkte. Gefragt sind Belege zu Kriterien.
Der zweite ist die Unvollständigkeit. Wer Zeugnisse weglässt, weil sie „nicht so wichtig" sind, produziert leere Zeilen. Die Kommission fragt nicht nach; sie bewertet, was vorliegt.
Der dritte ist die falsche Übersetzung. Begriffe aus Unternehmen – Projektleitung, Budgetverantwortung, Teamleitung – haben in der Verwaltung andere Entsprechungen. Nennen Sie, was Sie getan haben, und nicht, wie es im alten Haus hieß: wie viele Vorgänge, welche Rechtsgrundlagen, welche Entscheidungsbefugnis, wie viele Menschen.
Der vierte ist die Ungeduld. Zwischen Fristende und Vertrag vergehen regelmäßig zwei bis vier Monate, weil Kommissionen tagen und der Personalrat beteiligt wird, siehe Personalrat bei der Einstellung. Das ist kein Desinteresse, sondern das Verfahren.
Was Sie mitbringen, das intern fehlt
Es lohnt sich, den eigenen Vorteil zu benennen, statt sich zu entschuldigen.
Wer aus einem Unternehmen kommt, bringt Erfahrung mit Kundenbeziehungen, mit Termindruck, mit Prozessen und Kennzahlen mit. Verwaltungen suchen das ausdrücklich, besonders in Bereichen, die sich reorganisieren: Digitalisierungsprojekte, Prozessmanagement, Vergabe, Beteiligungsverwaltung, interne Dienstleistungen.
Wer aus einem Handwerk oder einem technischen Beruf kommt, bringt eine Qualifikation mit, die in der Verwaltung knapp ist und dort nicht ausgebildet wird.
Und wer aus einem sozialen oder pflegerischen Beruf kommt, bringt eine Fachlichkeit mit, die kommunale Häuser dringend brauchen. Welche Bereiche am ehesten einstellen und wo die Chancen konkret liegen, beschreibt der Beitrag über den Quereinstieg: welche Bereiche suchen.
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